De voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een netto uitgaande kasstroom zijn onderworpen aan een visum van de financieel directeur voordat die verbintenis kan worden aangegaan (art. 266, 1e lid DLB).
De aankoopprocedure van het bestuur werd herbekeken in overeenstemming met volgende basisprincipes
In het kader van de harmonisatie van de grensbedragen in de verschillende onderdelen van de uitgavencyclus, is een herziening van het visum dan ook noodzakelijk.
In overeenstemming met artikel 266 van het DLB zijn voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom onderworpen aan een voorafgaandelijk visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.
De financieel directeur onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis in het kader van zijn opdracht vermeld in artikel 177 DLB. Als uit het onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt, kan een visum worden verleend. Er kunnen voorwaarden gekoppeld worden aan het visum. Wanneer de financieel directeur zijn visum weigert te verlenen of hieraan voorwaarden koppelt, wordt dit gemotiveerd.
In artikel 266 van het DLB wordt vastgelegd dat de Raad de nadere voorwaarden bepaalt waaronder de financieel directeur de wettigheids- en regelmatigheidscontrole van voorgenomen verbintenissen uitoefent. Bepaalde verrichtingen kunnen van de visumverplichting worden uitgesloten.
Artikel 99 van het BVR BBC bepaalt dat de Raad volgende categorieën van verrichtingen niet kan uitsluiten van visumverplichting:
Bij opeenvolgende contracten voor de aanstelling van contractuele personeelsleden voor dezelfde functie wordt de totale duur aangenomen voor de toepassing van het eerste lid.
In afwijking van het eerste lid, 3°, kunnen de aanstellingen van één jaar of meer in de volgende gevallen wel uitgesloten worden van de visumverplichting:
Om een vlotte werking te kunnen garanderen wordt de toepassing van het voorafgaand visum beperkt tot dossiers die een zeker financieel gewicht hebben. Voor de uitgave met een geringe financiële waarde worden er andere controlepunten voorzien in de aankoopprocedure van het bestuur.
In overeenstemming met de gewijzigde aankoopprocedure werden volgende wijzigingen doorgevoerd aan de visumverplichting:
Artikel 266 en 177 van het decreet lokaal bestuur d.d. 22/12/2017 en latere wijzigingen
Artikel 97 en 99 van het besluit van de Vlaamse regering over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen d.d. 30/03/2018 en latere wijzigingen
Begripsbepaling
§1 Financiële verbintenis:
Elke voorgenomen verbintenis die een financiële impact heeft wordt beschouwd als een financiële verbintenis. Een financiële verbintenis kan dus het gevolg zijn van:
§2: Het voorafgaand visum:
Het DLB bepaalt dat financiële verbintenissen onderworpen zijn aan een voorafgaand visum van de financieel directeur. Dit is voorafgaand aan het aangaan van de verbintenis. Indien de verbintenis reeds is aangegaan kan retroactief geen voorafgaand visum meer worden gegeven.
Een voorafgaand visum houdt in dat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid de beschikbaarheid van de nodige goedgekeurde kredieten en de wetmatigheid van de voorgenomen financiële verbintenis controleert en omvat aldus twee componenten:
Conform artikel 265 van het DLB mag een verbintenis alleen worden aangegaan als de financiële gevolgen ervan tijdens de periode van het meerjarenplan passen binnen de ramingen van het meerjarenplan en als de financiële gevolgen voor het lopende boekjaar passen binnen de limitatieve kredieten voor het boekjaar in het meerjarenplan
Vrijstelling van visumverplichting
De Raad sluit alle financiële verbintenissen uit van de visumverplichting met uitzondering van:
1° de aanstelling van statutaire personeelsleden;
2° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur;
3° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor een periode van één jaar of meer;
4° de verbintenissen vanaf een bedrag van 10.000 euro exclusief BTW met uitzondering van de verbintenissen die voortvloeien uit beslissingen tot toekenning van individuele maatschappelijke dienstverlening;
5° de verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijkse bedrag hoger is dan 25.000 euro;
6° de werkings- en investeringssubsidies.
Bij opeenvolgende contracten voor de aanstelling van contractuele personeelsleden voor dezelfde functie wordt de totale duur aangenomen voor de toepassing van het eerste lid.
In afwijking van het eerste lid, 3°, worden de aanstellingen van één jaar of meer in de volgende gevallen wel uitgesloten van de visumverplichting:
1° een tewerkstelling met toepassing van artikel 60, paragraaf 7, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
2° een tewerkstelling ter uitvoering van andere werkgelegenheidsmaatregelen van hogere overheden dan de werkgelegenheidsmaatregelen, vermeld in punt 1°, voor maximaal vier jaar, in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in hoofdstuk IV, afdeling 1, van de voormelde wet, of in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in artikel 8, 9 of 13, van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie.
Procedure aanvragen en verlenen visum
De financieel directeur oefent de controle, bedoeld in artikel 266 DLB, als volgt uit:
Visum onder behoud
De raad keurt goed dat de financieel directeur een visum onder voorbehoud toekent, mits hij zijn beslissing omstandig motiveert, voor onderstaande gevallen:
Opheffingsbepaling
Alle vorige beslissingen i.v.m bepaling voorwaarden rond het verlenen van visum worden per 1 juli 2024 opgeheven.
Inwerkingtredingsbepaling
Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 juli 2024.