In zitting van 19 juni 2023 werd het vrijwillig ontslag van de huidig algemeen directeur voorgelegd aan het college voor kennisname en aan de raad in zitting van 22 juni 2023. De datum waarop de algemeen directeur het bestuur effectief verlaat werd in onderling akkoord vastgesteld op 31 augustus 2023.
De voltijdse functie van algemeen directeur is derhalve met ingang van 1 september 202326/06/2023 vacant.
Voor de functie van algemeen directeur is de raad de aanstellende overheid.
Dit impliceert dat de functie door de raad dient vacant verklaard te worden. De raad is tevens ook
bevoegd voor het vaststellen van de functiebeschrijving voor algemeen directeur (cf. bijlage).
Conform artikel 4 van de vigerende rechtspositieregeling (RPR) kan de functie van algemeen directeur
worden ingevuld via:
Er wordt voorgesteld de functie van algemeen directeur via aanwerving vacant te verklaren.
Mogelijke interne kandidaten kunnen deelnemen via de aanwervingsprocedure op voorwaarde dat ze aan de aanwervingsvoorwaarden (in het bijzonder de diplomavoorwaarden en de ervaringsvereisten) voldoen.
In de vacantverklaring dient de raad, naast de wijze van vacant verklaren een aantal zaken vast te leggen:
1/ Of er een wervingsreserve wordt vastgesteld en in voorkomend geval de looptijd van de wervingsreserve. De maximale looptijd van de wervingsreserve bedraagt 3 jaar.
Er wordt voorgesteld geen wervingsreserve aan te leggen.
2/ De inhoud van het vacaturebericht en de gepaste bekendmakingskanalen.
Artikel 10 RPR stelt dat de openverklaarde betrekkingen tenminste via één bekendmakingskanaal worden bekendgemaakt. Daarnaast worden de vacatures intern aan het personeel bekendgemaakt.
Het vacaturebericht bevat ten minste:
Er wordt voorgesteld de vacature bekend te maken via de website van de gemeente, de website van het selectiekantoor dat belast wordt met de organisatie van de procedure, de website van de VDAB, en LinkedIn, via VVSG, via werkenbijdeoverheid.be en eventueel jobat.
3/ De termijn van kandidaatstelling.
Artikel 11 RPR bepaalt dat tussen de bekendmaking van een vacature en de uiterste datum voor de verzending van de kandidaturen, minstens zeven kalenderdagen verlopen.
Gelet op de noodzaak om op relatief korte termijn een nieuwe titularis te kunnen aanstellen, is het
aangewezen de doorlooptijd van de procedure niet nodeloos te verlengen. Er wordt dan ook
voorgesteld de termijn van kandidaatstelling vast te stellen op 30 kalenderdagen na de eerste publicatie op een medium.
4/ De selectieprocedure.
Er wordt voorgesteld volgende selectieprocedure vast te stellen binnen de bepalingen van de vigerende RPR.
De selectieprocedure bestaat uit volgende gedeelten:
Schriftelijk gedeelte (50 punten)
Een geïntegreerde gevalstudie waarbij de kandidaat wordt geconfronteerd met een staal van het uit te voeren werk en waarbij analysevaardigheden, inzicht en kennis van de materie worden beoordeeld.
Assessment
Hierbij worden aan de hand van een postbakoefening, een simulatieoefening, testen en een competentiegericht interview welke mate de kandidaten over de voor de functie van belang zijnde competenties beschikken. In het bijzonder wordt aandacht aan managementvaardigheden en leiderschap.
Mondeling gedeelte (100 punten)
Een evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals zijn/haar motivatie en zijn/haar interesse voor het werkterrein, van zijn/haar organisatievermogen en van zijn/haar sociale vaardigheden.
5/ De aard van de selectieprocedure. Deze is conform artikel 30 RPR vergelijkend voor de
selectieprocedures van de decretale graden. De selectieprocedures voor de decretale graden resulteren in een bindende rangschikking in volgorde van het resultaat van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten.
6/ Het minimale resultaat om als geslaagd beschouwd te worden. De kandidaten dienen minstens 60% van de punten te behalen per gedeelte. Voor het assessment dienen de kandidaten geschikt of geschikt onder voorbehoud te bekomen.
7/ De nominatieve samenstelling van de selectiecommissie. Deze bestaat uit minstens 3 deskundigen waarvan minstens 2/3de externe deskundigen zijn.
Volgende samenstelling wordt voorgesteld:
1. voorzitter:
2. deskundigen:
3. secretaris: een personeelslid van het selectiebureau die wordt aangesteld voor de uitvoering van de selectieprocedure
De nominatieve vaststelling zal gebeuren na advies het aangestelde selectiebureau.
8/ Op welke wijze de vergelijking van titels en verdiensten zal gebeuren, rekening houdend met potentieel vrijgestelde kandidaten.
Met toepassing van artikel 589, §3, eerste lid van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur (DLB) worden de gewezen secretarissen die niet worden aangesteld als algemeen directeur tot en met 31 december 2023 geacht te voldoen aan de aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden die door de gemeenteraad worden vastgesteld voor de functie van algemeen directeur. Voldoen aan de aanwervingsvoorwaarden moet worden geïnterpreteerd als geslaagd te worden beschouwd in de selectieprocedure. Zij zijn dus volledig vrijgesteld van de selectieprocedure voor een functie van algemeen directeur.
De vrijstelling brengt mee dat er zal moeten worden gewerkt met twee poules van kandidaten: de externe kandidaten die geen gewezen secretarissen met vrijstelling zijn enerzijds en degene die dat wel zijn anderzijds. De externe kandidaat die geen gewezen secretaris met vrijstelling is en die als meest geschikt werden bevonden, zal na de proeven op basis van titels en verdiensten vergeleken worden met de groep van gewezen secretarissen met vrijstelling die zich kandidaat hebben gesteld.
Van de geslaagde kandidaten (= diegenen die aan de voorwaarden voldoen inclusief de vrijgestelde kandidaten) moeten de titels en verdiensten vergeleken worden.
Om deze vergelijking van titels en verdiensten te faciliteren en te objectiveren, kan gebruik worden
gemaakt van een bijkomende proef/assessment. Een bijkomende niet-eliminerende proef kan worden georganiseerd om de vergelijking van de titels en verdiensten van de twee kandidaten in een gesloten oproepprocedure (bij een eerste invulling van de functie van algemeen directeur) gemakkelijker te maken. Er is geen reden om niet aan te nemen dat dit ook kan bij de vergelijking van de titels en verdiensten van de vrijgestelde en de niet-vrijgestelde kandidaten in een open procedure. De proef mag evenwel niet tot gevolg hebben dat de kandidaat die geniet van de waarborgregeling van artikel 589, §3, eerste lid DLB een onvoldoende behaalt. Enkel een ondersteunende proef is bijgevolg mogelijk.
Het is vaste rechtspraak van de Raad van State dat de besturen, wat de criteria betreft die zij voor de vergelijking van de titels en verdiensten in aanmerking nemen en het gewicht dat zij aan die criteria toekennen, over een ruime beoordelingsbevoegdheid beschikken, vooropgesteld dat de criteria en maatstaven objectief en pertinent zijn en op alle kandidaten op gelijke wijze worden toegepast.
Deze bijkomende proef, waaraan dus alle geslaagde kandidaten die in aanmerking komen voor de aanstelling, dienen aan deel te nemen, kan de vorm aannemen van een assessment of een (gestructureerd) interview. Gelet op het belang van competenties voor de functie van algemeen directeur wordt voorgesteld een (bijkomend) assessment te voorzien.
Er wordt voorgesteld via het raamcontract aan Poolstok opdracht te geven een extern selectiebureau aan te duiden die verantwoordelijk is voor de verdere organisatie van de aanwervingsprocedure en in voorkomend geval voor het (bijkomend) assessment in het kader van de vergelijking van titels en verdiensten. Poolstok stelt voor een offerte te vragen van één van volgende bureaus waarmee zij samenwerken voor het voeren van selectieprocedures met betrekking tot de functie van algemeen directeur: A&S Solutions, Probis, Motmans en partners.
Een keuze van selectiebureau kan gemaakt worden op basis van de door Poolstok opgevraagde offertes.
Aan de raad wordt gevraagd om de functie van algemeen directeur vacant te verklaren en de functiebeschrijving voor algemeen directeur vast te stellen.
Bovenstaand toelichting werd opgesteld door de administratie na juridisch advies van de diensten van Cipal Schaubroeck.
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.
De lokale rechtspositieregeling voor het gemeentepersoneel van 18 februari 2009 en latere
wijzigingen.
de decretale graad van algemeen directeur in voltijds contractueel dienstverband vacant te verklaren via aanwerving. Er wordt geen wervingsreserve aangelegd.
dat de aanwervingsvoorwaarden opgenomen in de vigerende rechtspositieregeling worden in acht genomen, zijnde
dat aan de kandidaten die vallen onder de waarborgregeling vermeld in artikel 589 §3 van het decreet over het lokaal bestuur, vrijstelling wordt verleend voor de selectieprocedure.
dat de selectieprocedure als volgt wordt vastgesteld:
Schriftelijk gedeelte (50 punten)
Een geïntegreerde gevalstudie waarbij de kandidaat wordt geconfronteerd met een staal van het uit te voeren werk en waarbij analysevaardigheden, inzicht en kennis van de materie worden beoordeeld.
Assessment
Hierbij worden aan de hand van een postbakoefening, een simulatieoefening, testen en een competentiegericht interview welke mate de kandidaten over de voor de functie van belang zijnde competenties beschikken. In het bijzonder wordt aandacht aan managementvaardigheden en leiderschap.
Mondeling gedeelte (100 punten)
Een evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals zijn/haar motivatie en zijn/haar interesse voor het werkterrein, van zijn/haar organisatievermogen en van zijn/haar sociale vaardigheden.
In toepassing van artikel 22, vijfde lid wordt geen preselectieproef voorzien gelet op de aard van de functie.
dat de selectieprocedure, conform artikel 30 van de vigerende rechtspositieregeling vergelijkend is. De selectieprocedures voor de decretale graden resulteren in een bindende rangschikking in volgorde van het resultaat van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten.
dat het minimale resultaat om als geslaagd beschouwd te worden 60% per gedeelte bedraagt. Voor het assessment dienen de kandidaten geschikt of geschikt onder voorbehoud te bekomen. Alleen de kandidaten die geslaagd zijn, worden voor het volgende selectiegedeelte opgeroepen.
dat de selectiecommissie als volgt wordt samengesteld:
1. voorzitter:
2. deskundigen:
3. secretaris: een personeelslid van het selectiebureau die wordt aangesteld voor de uitvoering van de selectieprocedure
De nominatieve vaststelling van de examenjury zal gebeuren, na advies van het aangestelde selectiebureau, in een volgende gemeenteraad.
dat de geslaagde kandidaat met de meeste punten uit de selectieprocedure zoals voorzien in artikel 4 van dit besluit en de kandidaten zoals vermeld in artikel 3 van dit besluit worden onderworpen aan een assessment, dat geldt als een element in de vergelijking van titels en verdiensten tussen de kandidaten. Dit assessment is niet eliminerend en resulteert in een kwalitatieve beoordeling. Het is enkel adviserend bedoeld voor de aanstellende overheid in het kader van de vergelijking van titels en verdiensten.
dat tussen de eerste bekendmaking van de vacature op een medium en de uiterste datum voor de indiening van kandidaturen 30 kalenderdagen verlopen. De dag van de bekendmaking van de vacature is niet in de termijn begrepen, de uiterste datum voor de indiening van de kandidaturen wel.
dat de vacature bekend wordt gemaakt via de website van de gemeente, de website van het selectiekantoor dat belast wordt met de organisatie van de procedure, de website van de VDAB, en LinkedIn, via VVSG, via werkenbijdeoverheid.be en eventueel jobat.
dat de functiebeschrijving voor algemeen directeur wordt vastgesteld in bijlage bij dit besluit en onverminderd deel uitmaakt van dit besluit.
via het raamcontract wordt aan Poolstok opdracht gegeven een extern selectiebureau aan te duiden die verantwoordelijk is voor de verdere organisatie van de aanwervingsprocedure en in voorkomend geval voor het (bijkomend) assessment in het kader van de vergelijking van titels en verdiensten. Poolstok stelt voor een offerte te vragen van één van volgende bureaus waarmee zij samenwerken voor het voeren van selectieprocedures met betrekking tot de functie van algemeen directeur: A&S Solutions, Probis, Motmans en partners.
Poolstok rechtstreeks 1 bureau kiest waarbij het college via de burgemeester met het geselecteerde bureau bij aanvang van de opdracht een briefing geeft rond de verwachtingen t.a.v. de algemeen directeur.
Het voorstel van Poolstok is om samen te werken met A&S Solutions.
Van onderhavige beslissing wordt een beknopte omschrijving opgenomen in de lijst die in het kader van het bestuurlijk toezicht en in het kader van de bekendmakingsverplichting via de webtoepassing van de gemeente wordt bekendgemaakt door de burgemeester.