Naar aanleiding van een grondig nazicht van het notulenbeheerssysteem stelde de algemeen directeur vast dat een medewerker een aantal wijzigingen in de samenstelling van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn verkeerdelijk niet op alle onderdelen van het notulenbeheerssysteem inbracht.
Hierdoor staat in de notulen van de zittingen van de gemeenteraad van september 2020 tot en met maart 2021 bij de samenstelling – aanwezigheden een foute vermelding van de fractienaam 'CD&V - 3D' in plaats van apart 'CD&V' en 'onafhankelijk'. In de stemuitslagen is de opsplitsing wel correct vermeld en ook in de notulering van de stemverklaringen.
Hierdoor staat bij de samenstelling - aanwezigheden in de notulen van de zittingen van de raad voor maatschappelijk welzijn van oktober 2020 tot en met maart 2021 ook het nieuwe raadslid Werner Joris ter vervanging van Bart Claes niet vermeld. In de stemmingsmodule werd wel de juiste fractie-indeling gebruikt. De stemuitslagen kloppen in die zin wel omdat er per fractie gestemd wordt.
Alle notulen van de betrokken zittingen werden in de volgende zittingen goedgekeurd door de raadsleden. De notulen werden getekend en gepubliceerd op de website en raadpleegomgeving van de Vlaamse toezichthoudende overheid.
Naar aanleiding van de vaststelling werd aan het agentschap binnenlands bestuur volgende vragen gesteld:
Op 30 april gaf het agentschap binnenlands bestuur per mail een antwoord op de vragen.
Het agentschap binnenlands bestuur gaf volgend antwoord op 30 april jl:
Wanneer notulen van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn door de raad werden goedgekeurd en werden ondertekend door de voorzitter en de algemeen directeur, hebben zij het statuut van authentieke akten. Dit impliceert dat er niets meer aan kan worden gewijzigd. Ook een uittreksel uit de notulen (= een officiële kopie uit een register) heeft het statuut van een akte.
Wat wel kan, is, zoals u zelf aangeeft, dat de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn vaststelt dat er fouten staan in de reeds goedgekeurde en ondertekende notulen. Door dit te doen kunnen de gemaakte fouten alsnog worden ondervangen, zij het dat, zoals hiervoor reeds gesteld, aan de betrokken notulen en aan de uittreksels daaruit niets mag worden gewijzigd.
Wat het aanvechten van de betrokken beslissingen betreft omwille van materiële fouten, kunnen wij natuurlijk niet vooruitlopen op wat de bevoegde instanties daarover zouden denken. Het zou ons in ieder geval sterk lijken dat de betrokken beslissingen alleen maar omwille van niet doorslaggevende materiële vergissingen als ‘ongeldig’ zouden worden beschouwd.
Met dit besluit wordt akte genomen van de materiële vergissing.
De correcte benaming, indeling van de fracties en vermelding van het vervangende raadslid werd in het notulenbeheerssysteem ingevoerd.
Het nazicht op de correctheid van de notulen zal intensiever intern worden opgevolgd. Hiervoor zal meer tijd in de werkplanning worden vrijgemaakt.
Namens de administratieve diensten worden verontschuldigingen aangeboden voor de betrokken raadsleden.
neemt akte van de materiële vergissing in de notulen van de zittingen van september 2020 tot en met zitting van maart 2021 waarbij het einde van de fractie "CD&V - 3D" en de introductie van de fractie "CD&V" en de onafhankelijke status van raadslid André Gielis wel in de stemmingsuitslagen en verklaringen maar niet in de samenstelling en aanwezigheden van de raad werd vermeld.
neemt akte van het antwoord van het toezichthoudend Vlaams agentschap binnenlands bestuur met betrekking tot de rechtzetting.