2019_OR_00085 - Intern organisatiebeheer - rapport 2019 - planning 2020 - Kennisneming

Raad voor Maatschappelijk Welzijn (OCMW)

do 19/12/2019 - 20:00 gemeentehuis

Kennis genomen

Samenstelling

Aanwezig

Marleen De Bruyn, Kenneth Heylen, Annelien Schoofs, Bart Peeters, Christoph Marckx, Geert Antonio, Jurgen Callaerts, Geert Van der Auwera, André Gielis, Christine Jacobs, Jarrik Peeters, Francy Van der Wildt, Katusha Vervloesem, Marc Van den Bogaert, Axelle De Smet, Raf De Schepper, Wendy Weckhuysen, Ilse Moons, Anny Van Aeken, Marc Verrept, Marc Verschueren, Els Devlies, Benjamin De Roeck, Veerle De Beuckeleer

Verontschuldigd

Bram Van Keer, Bart Claes

Secretaris

Veerle De Beuckeleer

Motivering

Aanleiding en context

Het decreet lokaal bestuur bepaalt dat het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.

Doelstellingen, actieplannen en acties worden opgenomen binnen het meerjarenplan.

De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Het overzicht in bijlage van de realisaties in 2019 en het uittreksel van het meerjarenplan met de geplande acties voor 2020 wordt aan de respectievelijke raden ter kennisgeving voorgelegd.

Argumentatie

Met de kennisname van het tussentijds rapport intern organisatiebeheer staan mandatarissen en managementteam stil bij de werkorganisatie en haar noden in functie van het realiseren van hoofdstuk 5 - afdeling 1 van het decreet lokaal bestuur waarin bepalingen rond "organisatiebeheersing" werden opgenomen:

Hoofdstuk 5.

Organisatiebeheersing en audit

Afdeling 1.

Organisatiebeheersing

Art. 217.

Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die

ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:

1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en

beheerst;

2° wetgeving en procedures naleeft;

3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;

4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;

5° de activa beschermt en fraude voorkomt.

Art. 218.

Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk

welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.

Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten.

Art. 219.

Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader vanhet organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn. De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Art. 220.

Met behoud van de toepassing van artikel 57, 85 en 196 kan de algemeen directeur, binnen de grenzen van het organisatiebeheersingssysteem, zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Ook de financieel directeur kan zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. In beide gevallen gebeurt dat schriftelijk en met een ondubbelzinnige omschrijving van de toegekende bevoegdheden en de daaraan verbonden opdrachten, middelen en rapporteringsverplichtingen. De toepassing van het eerste lid ontslaat de algemeen directeur of de financieel directeur nooit van zijn verantwoordelijkheid.

Juridische grond

Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.

Besluit

De raad voor maatschappelijk welzijn (ocmw) beslist:

Artikel 1

neemt kennis van het in bijlage opgenomen rapport intern organisatiebeheer 2019 en uittreksel uit het meerjarenplan 2020-2025 met de vooropgestelde doelstellingen, actieplannen en acties met betrekking tot het intern organisatiebeheer.