2023_AGB RvB_00023 - Zaalverhuur - Gebruikersreglement de Gam - Goedkeuring

Autonoom Gemeentebedrijf raad van bestuur

do 26/10/2023 - 19:45 Raadszaal gemeentehuis

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Jurgen Callaerts, Voorzitter; Geert Antonio; Els Devlies; Benjamin De Roeck; Kenneth Heylen; Marc Van den Bogaert; Katusha Vervloesem; Marleen De Bruyn; Raf De Schepper; Ilse Moons; Geert Van der Auwera; Marc Verschueren; Wendy Weckhuysen; Christine Jacobs; Bart Peeters; Jarrik Peeters; Annelien Schoofs; Francy Van der Wildt; Werner Joris; Anny Van Aeken; Marc Verrept; Dieter Wijckmans; Wouter De Smedt; Patrick Verlinden, Lid Raad van Bestuur AGB

Afwezig

Bram Van Keer; Christoph Marckx; André Gielis

Secretaris

Wouter De Smedt

Stemming op het agendapunt

Aanwezig

Jurgen Callaerts, Geert Antonio, Els Devlies, Benjamin De Roeck, Kenneth Heylen, Marc Van den Bogaert, Katusha Vervloesem, Marleen De Bruyn, Raf De Schepper, Ilse Moons, Geert Van der Auwera, Marc Verschueren, Wendy Weckhuysen, Christine Jacobs, Bart Peeters, Jarrik Peeters, Annelien Schoofs, Francy Van der Wildt, Werner Joris, Anny Van Aeken, Marc Verrept, Dieter Wijckmans, Wouter De Smedt, Patrick Verlinden

Stemmen voor 18

Benjamin De Roeck, Kenneth Heylen, Geert Antonio, Jurgen Callaerts, Geert Van der Auwera, Marleen De Bruyn, Bram Van Keer, Katusha Vervloesem, Marc Van den Bogaert, Raf De Schepper, Wendy Weckhuysen, Ilse Moons, Anny Van Aeken, Marc Verrept, Marc Verschueren, Dieter Wijckmans, Els Devlies, Werner Joris

Stemmen tegen 0

Onthoudingen 5

Annelien Schoofs, Bart Peeters, Christine Jacobs, Jarrik Peeters, Francy Van der Wildt

Blanco stemmen 0

Ongeldige stemmen 0

Motivering

Aanleiding en context

AGB Rumst stelt de voormalige kerk van Terhagen als gemeenschapscentrum ter beschikking van verenigingen, scholen, Rumstse kunstenaars en ondernemers/bedrijven. De dienst vrije tijd stelt na een jaar actieve werking enkele aanpassingen in het gebruikersreglement voor.
Er zijn verschillende reglementen in gebruik voor de zalen die de gemeente ter beschikking stelt.
Er moet momenteel een waarborg van 50 euro betaald worden voor de ontlening van de sleutel van de zalen.
De Gam is op dit moment een niet ingedeelde inrichting (Vlarem II), hierdoor kan in de Gam maar 12 keer per jaar afgeweken worden van de geluidsnorm tot 95dBa 15Laeq.

Argumentatie

De dienst Vrije Tijd stelt enkele aanpassingen in het gebruikersreglement voor om de reglementen voor de verschillende zalen op elkaar af te stemmen.
Het gebruikersreglement legt de praktische richtlijnen voor de gebruikers van de infrastructuur vast. In het huidige reglement staan heel wat vereisten voor buitenactiviteiten die volledig in het evenementenloket EagleBe zijn opgenomen en dus los staan van de feitelijke verhuur van de Gam.
Het gebruikersreglement word afgestemd op de gebruikersreglementen van andere infrastructuur. De werkwijze voor reservaties en ingebruikname kreeg in het nieuwe reglement een update. De afspraken rond verantwoordelijkheid en verzekering worden duidelijker geformuleerd.
Met nieuwe reglement verdwijnt de waarborgregeling die zowel voor de gebruikers als voor de administratie een vermindering van de administratieve last zal betekenen.
Met alle gebruikers van de Gam zal een gebruiksovereenkomst opgemaakt worden.
Private personen kunnen de Gam niet huren. Indien dit toegestaan wordt zou de vraag exponentieel stijgen (vb huwelijks- en familiefeesten,...). De professionele omkadering van de Gam is hiervoor niet afdoende om deze ter beschikking stellingen te faciliteren. Het prijsreglement laat dit soort verhuur momenteel niet toe.
De adviezen van de adviesraden waren positief, in bijlage de uittreksels.
- sportraad - zittingsdatum: 18/09/2023
- seniorenraad - zittingsdatum: 26/09/2023
- jeugdraad - zittingsdatum: 2/10/2023
- cultuurraad - zittingsdatum: 10/10/2023

Besluit

Het autonoom gemeentebedrijf raad van bestuur beslist:

Artikel 1

Het onderstaande gebruikersreglement voor de Gam goed te keuren.

Gebruikersreglement de Gam

Het Autonoom Gemeentebedrijf Rumst (verder AGB Rumst genoemd) stelt de Gam (Kardinaal Cardijnstraat 31A, 2840 Rumst) ter beschikking als gemeenschapscentrum van verenigingen, scholen, Rumstse kunstenaars en bedrijven volgens het geldende prijsreglement.

Artikel 1. Algemene bepalingen

Er is een rookverbod in alle ruimtes van het gebouw.
De openbare activiteiten moeten toegankelijk zijn voor alle personen ongeacht etnische, filosofische, religieuze of ideologische achtergrond.
Alle activiteiten in de Gam stoppen ten laatste om 24 uur voor het publiek. De richtlijnen met betrekking tot sluitingsuren dienen correct nageleefd te worden.
In de Gam mogen maximaal 808 personen worden toegelaten, inclusief alle medewerkers.
De Gam wordt niet ter beschikking gesteld voor dansfeesten of fuiven, met uitzondering voor evenementen van gemeente Rumst.
De Gam wordt niet ter beschikking gesteld aan particulieren.
De Gam wordt niet ter beschikking gesteld voor religieuze erediensten. Met uitzondering van de bepalingen in de erfpachtovereenkomst waarmee de Gam maximaal 6 maal per jaar kosteloos ter beschikking wordt gesteld van de Pastorale Eenheid Rupelkerk Sint-Franciscus voor de organisatie van pastorale activiteiten.
De Gam wordt niet ter beschikking gesteld voor openbare evenementen van politieke partijen.
AGB Rumst kan een aanvraag verwerpen. De betrokken aanvrager ontvangt hiervan een gemotiveerd bericht.

Artikel 2. Reservaties

Elke reservatieaanvraag gebeurt via het online formulier op www.rumst.be/degam. De reservatie is pas definitief als beide partijen de gebruiksovereenkomst ondertekend hebben.
De annuleringsvoorwaarden worden opgenomen in het prijsreglement van de Gam.
De locatie kan maximaal 1 jaar op voorhand gereserveerd worden.
Erkende Rumstse verenigingen die de Gam het lopende werkjaar (september-augustus jaar x) huurden worden in december (jaar x) bevraagd over hun voorkeurdata voor hetzelfde evenement in het daaropvolgende werkjaar (september-augustus jaar x+1). De betrokken vereniging ontvangt hiervan bevestiging eind januari van het lopende werkjaar (jaar x).

Artikel 3. Ingebruikname

De sleutel wordt overhandigd op een op voorhand afgesproken moment. De Gam is de dag van de activiteit beschikbaar voor de gebruiker vanaf het moment vermeld in de gebruiksovereenkomst.
Indien de gebruiker zelf niet aanwezig zal zijn tijdens het evenement duidt de gebruiker een verantwoordelijke aan. De gegevens van de verantwoordelijke dienen op voorhand doorgegeven te worden aan AGB Rumst.
Een plaatsbeschrijving en beginstock van de drankvoorraad worden opgemaakt vóór aanvang van de verhuur. Indien gewenst kan de gebruiker hierbij aanwezig zijn om mee alles te controleren, de plaatsbeschrijving en de beginvoorraad van de dranken te ondertekenen.
Beide documenten worden voor akkoord ondertekend door een vertegenwoordiger van AGB Rumst en de gebruiker. Indien de gebruiker bij de ingebruikname toch mistoestanden constateert, kan hij nog vóór aanvang van de activiteit de contactpersoon van AGB Rumst hiervoor contacteren.
Indien de gebruiker niet aanwezig is, wordt de gebruiker verondersteld akkoord te gaan met de stock en de plaatsbeschrijving zoals ze opgesteld zijn door AGB Rumst.
De eerste werkdag na het evenement brengt de gebruiker de sleutel van de Gam terug binnen op de afgesproken plek.

Artikel 4. Verantwoordelijkheid

Elke gebruiker is als inrichter zelf verantwoordelijk voor de activiteit die plaatsvindt en verbindt er zicht toe te zullen voldoen aan de geldende politiereglementen en wetgeving.
De gebruiker houdt zich aan de opgelegde geluidsnorm en verplichtingen conform de wetgeving rond maximaal geluidsniveau van muziek in inrichtingen. De gebruiker is zelf aansprakelijk voor inbreuken op deze wetgeving.
De gebruiker zal alle reglementeringen naleven (onder meer auteursrechten, alcoholgebruik door minderjarigen, wetgeving rond handelspraktijken …).
AGB Rumst kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de gebruiker. Het staat elke gebruiker vrij eigen materiaal te verzekeren tegen diefstal.
Elke gebruiker draagt zorg voor het afsluiten van het gebouw na gebruik.
De gebruiker is steeds verantwoordelijk voor schade aangebracht aan het gebouw en aan het materiaal, zowel door hemzelf als door de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit. De verantwoordelijkheid  geldt voor alle schade aangebracht tijdens of ten gevolge van de activiteit, die door de gebruiker georganiseerd werd. Elke beschadiging of verdwijning van materialen, eigendom van AGB Rumst, wordt aan de gebruiker aangerekend tegen de reële kostprijs van een nieuw-identiek stuk.

Artikel 5. Verzekering

De gebruiker is verplicht de nodige verzekeringen af te sluiten. De gebruiker is gehouden afstand van verhaal te doen tegenover AGB Rumst en haar verzekeringsmaatschappij voor alle schade en ongevallen aan hemzelf of derden toegebracht. Door het in gebruik nemen van het gebouw wordt de gebruiker geacht afstand te hebben gedaan.
De brandpolis van AGB Rumst voorziet tevens afstand van verhaal ten aanzien van de gebruikers van de lokalen op basis van wederkerigheid.
Het materiaal van de gebruikers is niet verzekerd door AGB Rumst.

Artikel 6. Opslag materiaal

Materiaal, eigendom van de vereniging kan niet bewaard worden in de Gam

Artikel 7. Orde en netheid

De ter beschikking gestelde ruimte wordt na gebruik in oorspronkelijke toestand, opgeruimd en proper achtergelaten. De gebruiker verbindt zich ertoe alle taken voor het einde van de reservatie uit te voeren. Deze zijn beschreven in het draaiboek dat voor aanvang bezorgd werd aan de gebruiker én dat beschikbaar is in de Gam.
De gebruiker zorgt zelf voor medewerkers en moet zich als een goede huisvader gedragen tegenover de infrastructuur en de benutte voorzieningen zoals sanitair, meubilair, materialen en dranken.
Wanneer dit niet gebeurd is, kunnen bijkomende onkosten (poets, herstel, vervanging,…) aangerekend worden aan de gebruiker voor het uitvoeren van de bovenvermelde taken, zoals opgenomen in het prijsreglement.
Vaste Publiciteit in het gebouw is een bevoegdheid van het directiecomité van AGB Rumst. Toestemming voor eventuele tijdelijke publiciteit dient te worden aangevraagd aan AGB Rumst.

Artikel 8. Veiligheid

De gebruiker is verplicht om algemene veiligheidsmaatregelen en maatregelen ter preventie van brand in acht te nemen:

Het is verboden open vuur, gasflessen, kaarsen, verplaatsbare verwarmingstoestellen voor stralingswarmte en recipiënten met vloeibare brandstoffen te gebruiken in de Gam.
Nooduitgangen dienen te allen tijde te worden vrijgehouden.
De veiligheidsverlichting en pictogrammen die de nooduitgangen aanduiden moeten zichtbaar blijven.
Brandweer, politie en gemeentelijk personeel mogen altijd binnen voor dienstdoeleinden. Hun voorschriften en aanwijzingen dienen altijd opgevolgd te worden. In geval van brand móet de brandweer verwittigd worden, ook al lijkt de brand geblust: de brandweer gaat na of er geen smeulende resten achterblijven, of alles voldoende veilig is, …
Brandblusapparaten dienen op hun oorspronkelijke plaats te blijven en de toegang tot blusapparaten dient vrijgehouden te worden. Deze mogen alleen gebruikt worden om brand te blussen. Als ze gebruikt werden, moet AGB Rumst hiervan verwittigd worden.
Licht ontvlambare en explosieve stoffen mogen nergens binnengebracht worden.
Elementen (bijv. versiering of aankleding) die worden aangebracht mogen geen bijkomend brandgevaar inhouden of enige andere schade aan muren, deuren of vensters veroorzaken.
Extra belasting aanbrengen aan de beschikbare lichtbruggen kan enkel mits overleg met AGB Rumst.
Installaties dienen veilig en gekeurd te zijn en mogen op geen enkele wijze risico’s met zich meebrengen voor het gebouw, de gebruiker en de bezoekers van de Gam.
Voor eventuele activiteiten buiten (plaatsing foodtrucks,…) dienen bijkomende voorwaarden gevolgd te worden en deze kunnen enkel mits met de toestemming van AGB Rumst en gemeentebestuur Rumst. Aanvragen en bijkomende info via www.rumst.be/evenement (EagleBe).
De openbare parking(en) in de omgeving van de Gam zijn beschikbaar voor bezoekers maar mogen niet afgesloten worden zonder voorafgaande toestemming van gemeente Rumst. Aanvragen en bijkomende info via www.rumst.be/evenement (EagleBe).

Artikel 9. Gebruik dranken en eten

De gebruiker kan dranken afnemen van AGB Rumst, maar is daar niet toe verplicht. De tarieven voor het verbruik van dranken wordt opgenomen in het prijsreglement.
Het verbruik van etenswaren is toegelaten. Het bereiden van warme etenswaren is niet toegelaten. In de Gam is enkel het maken van koude gerechten of gerechten verwarmd au bain-marie toegelaten.

Artikel 10. Controle, sancties en geschillen

De gebruiker dient steeds toegang te verschaffen aan medewerkers van AGB Rumst of aan derden die AGB Rumst kan aanstellen om toezicht te houden op het verloop van de activiteit.

Bij vaststelling van niet-naleving van de voorwaarden kan de activiteit, zonder verhaal voor de gebruiker onmiddellijk worden stilgelegd of kan AGB Rumst aan de gebruiker het gebruik van de Gam ontzeggen of bijkomende voorwaarden opleggen. Dit doet geen enkel recht op schadevergoeding ontstaan voor de gebruiker. AGB Rumst behoudt zich in dit geval het recht voor om schadevergoeding te eisen voor de gemaakte kosten, ontruiming, afsluiting en eventuele andere bijkomende elementen.

Elke betwisting betreffende de interpretatie of de toepassing van dit reglement die niet minnelijk kan geregeld worden, zal door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen worden beslecht.

Artikel 11. Bijkomende bepalingen
Door het gebruiken van het gebouw verklaart de gebruiker zich akkoord met het gebruikersreglement, dit staat ter beschikking op de website van de Gam.

Dit reglement gaat in op 1 november 2023 en vervangt alle voorgaande reglementen. Voor reeds afgesloten overeenkomsten geldt een overgangsperiode.