2023_AGB RvB_00022 - Zaalverhuur - Gebruikersreglement zalen AGB (cafetaria Sportschuur) - Goedkeuring

Autonoom Gemeentebedrijf raad van bestuur

do 26/10/2023 - 19:45 Raadszaal gemeentehuis

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Jurgen Callaerts, Voorzitter; Geert Antonio; Els Devlies; Benjamin De Roeck; Kenneth Heylen; Marc Van den Bogaert; Bram Van Keer; Katusha Vervloesem; Marleen De Bruyn; Raf De Schepper; Ilse Moons; Geert Van der Auwera; Marc Verschueren; Wendy Weckhuysen; Christine Jacobs; Bart Peeters; Jarrik Peeters; Annelien Schoofs; Francy Van der Wildt; Werner Joris; Anny Van Aeken; Marc Verrept; Dieter Wijckmans; Wouter De Smedt; Patrick Verlinden, Lid Raad van Bestuur AGB

Afwezig

Christoph Marckx; André Gielis

Secretaris

Wouter De Smedt

Stemming op het agendapunt

Aanwezig

Jurgen Callaerts, Geert Antonio, Els Devlies, Benjamin De Roeck, Kenneth Heylen, Marc Van den Bogaert, Bram Van Keer, Katusha Vervloesem, Marleen De Bruyn, Raf De Schepper, Ilse Moons, Geert Van der Auwera, Marc Verschueren, Wendy Weckhuysen, Christine Jacobs, Bart Peeters, Jarrik Peeters, Annelien Schoofs, Francy Van der Wildt, Werner Joris, Anny Van Aeken, Marc Verrept, Dieter Wijckmans, Wouter De Smedt, Patrick Verlinden

Stemmen voor 23

Benjamin De Roeck, Kenneth Heylen, Annelien Schoofs, Bart Peeters, Geert Antonio, Jurgen Callaerts, Geert Van der Auwera, Christine Jacobs, Jarrik Peeters, Francy Van der Wildt, Marleen De Bruyn, Bram Van Keer, Katusha Vervloesem, Marc Van den Bogaert, Raf De Schepper, Wendy Weckhuysen, Ilse Moons, Anny Van Aeken, Marc Verrept, Marc Verschueren, Dieter Wijckmans, Els Devlies, Werner Joris

Stemmen tegen 0

Onthoudingen 0

Blanco stemmen 0

Ongeldige stemmen 0

Motivering

Aanleiding en context

Het AGB stelt lokalen ter beschikking van verenigingen en scholen volgens het geldende retributiereglement. De watertoren en de Lazaruskapel zijn daarnaast ook beschikbaar voor gebruik door private gebruikers en bedrijven voor kleinschalige activiteiten volgens het geldende retributiereglement. De lokalen zijn, met uitzondering van de Lazaruskapel, beschikbaar voor huur door Rumstse kunstenaars voor een tentoonstelling van eigen werk volgens het geldende retributiereglement.
Er zijn verschillende reglementen in gebruik voor de zalen die de gemeente ter beschikking stelt.
Er moet momenteel een waarborg van 50 euro betaald worden voor de ontlening van de sleutel van de zalen.

Argumentatie

De dienst Vrije Tijd stelt enkele aanpassingen in het gebruikersreglement voor om de reglementen voor de verschillende zalen op elkaar af te stemmen.

Met het nieuwe reglement verdwijnt de waarborgregeling die zowel voor de gebruikers als voor de betrokken diensten een vermindering van de administratieve last zal betekenen.
Met alle gebruikers van de zalen zal een gebruiksovereenkomst opgemaakt worden op basis van het ingediende formulier dat bij afhaling van de sleutels kan ondertekend worden.
Het gebruikersreglement legt de praktische richtlijnen voor de gebruikers van de infrastructuur vast en is afgestemd met de gebruikersreglementen van andere zalen die door de Gemeente Rumst, AGB en OCMW Rumst ter beschikking worden gesteld.
De reglementen van Gemeente Rumst, AGB en OCMW Rumst worden in geconsolideerd reglement gecommuniceerd in functie van de leesbaarheid voor de gebruikers van de zalen.
De adviezen van de adviesraden waren positief, in bijlage de uittreksels.
- sportraad - zittingsdatum: 18/09/2023
- seniorenraad - zittingsdatum: 26/09/2023
- jeugdraad - zittingsdatum: 2/10/2023
- cultuurraad - zittingsdatum: 10/10/2023

Besluit

Het autonoom gemeentebedrijf raad van bestuur beslist:

Artikel 1

Het onderstaande gebruikersreglement voor de zalen van AGB Rumst goed te keuren.

Gebruikersreglement zalen AGB

Het Autonoom Gemeentebedrijf Rumst (verder AGB Rumst genoemd) stelt lokalen ter beschikking van verenigingen en scholen volgens het geldende prijsreglement. De cafetaria van de Sportschuur is ook beschikbaar voor gebruik door private gebruikers volgens het geldende prijsreglement. De lokalen zijn beschikbaar voor huur door Rumstse kunstenaars voor een tentoonstelling van eigen werk volgens het geldende prijsreglement.

Artikel 1. Algemene bepalingen

Volgende zalen worden ter beschikking gesteld: cafetaria Sportschuur (Processieweg 4)
Er is een rookverbod in alle ruimtes van de gebouwen en op de speelplaatsen van de scholen.
De openbare activiteiten moeten toegankelijk zijn voor alle personen ongeacht etnische, filosofische, religieuze of ideologische achtergrond.
De richtlijnen met betrekking tot sluitingsuren en het maximum aantal aanwezige bezoekers dienen correct nageleefd te worden. De maximumcapaciteit, openings- en sluitingsuren … voor de zalen is bepaald in de zalenfiche.
De zalen kunnen niet ter beschikking gesteld worden voor dansfeesten of fuiven.
De zalen kunnen niet ter beschikking gesteld worden voor religieuze erediensten.
De zalen kunnen niet ter beschikking gesteld worden voor openbare evenementen van politieke partijen.
AGB Rumst kan een aanvraag verwerpen. De betrokken aanvrager ontvangt hiervan een gemotiveerd bericht.

Artikel 2. Reservaties

Elke reservatieaanvraag gebeurt via het online formulier op www.rumst.be/zalen. De reservatie is pas definitief als beide partijen de gebruiksovereenkomst ondertekend hebben.
De annuleringsvoorwaarden worden opgenomen in het prijsreglement.
De zalen kunnen maximaal 1 jaar op voorhand gereserveerd worden door erkende verenigingen en kunstenaars.
Private personen kunnen maximaal 1 jaar op voorhand de cafetaria van de Sportschuur reserveren.
Niet-erkende verenigingen kunnen maximum drie maanden vooraf reserveren.

Artikel 3. Ingebruikname

De sleutel of badge wordt overhandigd op een op voorhand afgesproken moment. De ruimte is de dag van de activiteit beschikbaar voor de gebruiker vanaf het moment vermeld in de gebruiksovereenkomst.
Indien de gebruiker zelf niet aanwezig zal zijn tijdens de activiteit duidt deze een verantwoordelijke aan. De gegevens van de verantwoordelijke dienen op voorhand doorgegeven te worden aan AGB Rumst.
Er wordt vanuit gegaan dat elk lokaal (en het ter beschikking gesteld materiaal) in goede staat verkeert bij de aanvang van de activiteit. Ingeval de gebruiker op voorhand schade opmerkt of indien er materiaal van de inventaris ontbreekt, dient hij dit voor ingebruikname te melden aan de Dienst Vrije Tijd, dit kan telefonisch tijdens de openingsuren of via mail. Indien na de activiteit schade vastgesteld wordt of er materiaal ontbreekt, zal de gebruiker aanwezig zijn op een afspraak om in gezamenlijk overleg de schade te bepalen. Indien de betrokkene niet aanwezig is, zal de schade door AGB Rumst zelf bepaald worden. 
De eerste werkdag na de activiteit brengt de gebruiker de sleutel of badge van de zaal terug binnen op de afgesproken plek.

Artikel 4. Verantwoordelijkheid

Elke gebruiker is als inrichter zelf verantwoordelijk voor de activiteit die plaatsvindt en verbindt er zicht toe te zullen voldoen aan de geldende politiereglementen en wetgeving.
De gebruiker houdt zich aan de opgelegde geluidsnorm en verplichtingen conform de wetgeving rond maximaal geluidsniveau van muziek in inrichtingen. De gebruiker is zelf aansprakelijk voor inbreuken op deze wetgeving.
De gebruiker zal alle reglementeringen naleven (onder meer auteursrechten, alcoholgebruik door minderjarigen, wetgeving rond handelspraktijken, …).
AGB Rumst kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de gebruiker. Het staat elke gebruiker vrij eigen materiaal te verzekeren tegen diefstal.
Elke gebruiker draagt zorg voor het afsluiten van het gebouw na gebruik en sluit alle ramen en deuren.
De gebruiker is steeds verantwoordelijk voor schade aangebracht aan het gebouw en aan het materiaal, zowel door hemzelf als door de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit. De verantwoordelijkheid  geldt voor alle schade aangebracht tijdens of ten gevolge van de activiteit, die door de gebruiker georganiseerd werd. Elke beschadiging of verdwijning van materialen, eigendom van AGB Rumst, wordt aan de gebruiker aangerekend tegen de reële kostprijs van een nieuw-identiek stuk.

Artikel 5. Verzekering

De gebruiker is verplicht de nodige verzekeringen af te sluiten. De gebruiker is gehouden afstand van verhaal te doen tegenover AGB Rumst en haar verzekeringsmaatschappij voor alle schade en ongevallen aan hemzelf of derden toegebracht. Door het in gebruik nemen van het gebouw wordt de gebruiker geacht afstand te hebben gedaan.
De brandpolis van AGB Rumst voorziet tevens afstand van verhaal ten aanzien van de gebruikers van de lokalen op basis van wederkerigheid.
Het materiaal van de gebruikers is niet verzekerd door AGB Rumst.

Artikel 6. Opslag materiaal

Materiaal, eigendom van de vereniging kan enkel mits toestemming van de beheerder in de zaal bewaard blijven, tijdelijk of permanent. 

Artikel 7. Orde en netheid

De gebruiker zorgt zelf voor medewerkers en moet zich als een goede huisvader gedragen tegenover de infrastructuur en de benutte voorzieningen zoals sanitair, meubilair, materialen en dranken.
De ter beschikking gestelde ruimte wordt na gebruik in oorspronkelijke toestand, opgeruimd en proper achtergelaten. De gebruiker verbindt zich ertoe alle taken voor het einde van de reservatie uit te voeren. Deze zijn beschreven in het draaiboek dat voor aanvang bezorgd werd aan de gebruiker én dat beschikbaar is in de locatie.
Wanneer dit niet gebeurd is, kunnen bijkomende onkosten (poets, herstel, vervanging,…) aangerekend worden aan de gebruiker voor het uitvoeren van de bovenvermelde taken, zoals opgenomen in het prijsreglement.
Vaste Publiciteit in het gebouw is een bevoegdheid van het directiecomité van AGB Rumst. Toestemming voor eventuele tijdelijke publiciteit dient te worden aangevraagd aan AGB Rumst.

Artikel 8. Veiligheid

De gebruiker is verplicht om algemene veiligheidsmaatregelen en maatregelen ter preventie van brand in acht te nemen:

Het is verboden open vuur, gasflessen, kaarsen, verplaatsbare verwarmingstoestellen voor stralingswarmte en recipiënten met vloeibare brandstoffen te gebruiken in de zalen.
Nooduitgangen dienen te allen tijde te worden vrijgehouden.
De veiligheidsverlichting en pictogrammen die de nooduitgangen aanduiden moeten zichtbaar blijven.
Brandweer, politie en gemeentelijk personeel mogen altijd binnen voor dienstdoeleinden. Hun voorschriften en aanwijzingen dienen altijd opgevolgd te worden. In geval van brand móet de brandweer verwittigd worden, ook al lijkt de brand geblust: de brandweer gaat na of er geen smeulende resten achterblijven, of alles voldoende veilig is, …
Brandblusapparaten dienen op hun oorspronkelijke plaats te blijven en de toegang tot blusapparaten dient vrijgehouden te worden. Deze mogen alleen gebruikt worden om brand te blussen. Als ze gebruikt werden, moet AGB Rumst hiervan verwittigd worden.
Licht ontvlambare en explosieve stoffen mogen nergens binnengebracht worden.
Elementen (bijv. versiering of aankleding) die worden aangebracht mogen geen bijkomend brandgevaar inhouden of enige andere schade aan muren, deuren of vensters veroorzaken.
Installaties dienen veilig en gekeurd te zijn en mogen op geen enkele wijze risico’s met zich meebrengen voor het gebouw, de gebruiker en de bezoekers.
Voor eventuele activiteiten buiten (plaatsing foodtrucks,…) dienen bijkomende voorwaarden gevolgd te worden en deze kunnen enkel mits met de toestemming van AGB Rumst. Aanvragen en bijkomende info via www.rumst.be/evenement (EagleBe).

Artikel 9. Gebruik dranken en eten

Het verbruik van etenswaren is toegelaten in de zalen. Het bereiden van warme etenswaren of het opwarmen van eten is niet toegelaten.

Artikel 10. Controle, sancties en geschillen

De gebruiker dient steeds toegang te verschaffen aan medewerkers van AGB Rumst of aan derden die AGB Rumst kan aanstellen om toezicht te houden op het verloop van de activiteit.

Bij vaststelling van niet-naleving van de voorwaarden kan de activiteit, zonder verhaal voor de gebruiker onmiddellijk worden stilgelegd of kan AGB Rumst aan de gebruiker het gebruik van de zalen ontzeggen of bijkomende voorwaarden opleggen. Dit doet geen enkel recht op schadevergoeding ontstaan voor de gebruiker. AGB Rumst behoudt zich in dit geval het recht voor om schadevergoeding te eisen voor de gemaakte kosten, ontruiming, afsluiting en eventuele andere bijkomende elementen.

Elke betwisting betreffende de interpretatie of de toepassing van dit reglement die niet minnelijk kan geregeld worden, zal door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen worden beslecht.

Artikel 11. Bijkomende bepalingen
Door het gebruiken van het gebouw verklaart de gebruiker zich akkoord met het gebruikersreglement, dit staat ter beschikking op de website www.rumst.be/zalen.

Dit reglement gaat in op 1 november 2023 en vervangt alle voorgaande reglementen. Voor reeds afgesloten overeenkomsten geldt een overgangsperiode.